檔案寄存托管解決方案 

　　物理檔案托管服務(wù)解決方案
　　公司2013年成立，一直專注從事檔案行業(yè)，積累了九年多的經(jīng)驗，業(yè)務(wù)覆蓋檔案產(chǎn)業(yè)全產(chǎn)業(yè)鏈，能給客戶提供檔案全方位的解決方案，包括檔案數(shù)字化的解決方案，檔案庫房建設(shè)的解決方案，檔案托管與寄存的解決方案，檔案管理軟件的解決方案。
　　在需托管單位附件的100至200公里范圍內(nèi)設(shè)立檔案庫房，全面實現(xiàn)高標準高水準高保障“十防”措施。庫房釆用空調(diào)和新風(fēng)除濕系統(tǒng),確保庫房內(nèi)部保持恒定的溫度和濕度,在防火防盜、防高溫、防光、防爆、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防有害氣體等方面具有良好的性能優(yōu)勢。安裝嚴格的門禁系統(tǒng)和完備的防盜監(jiān)控設(shè)施,無視角全覆蓋安全監(jiān)控系統(tǒng)和人員安保管理,聲像監(jiān)控的保密服務(wù)場地,確保檔案安全及科學(xué)化管理。讓托管人安心的享受托管服務(wù)。
　　檔案托管業(yè)務(wù)流程及規(guī)范
　　檔案接收、入庫流程及實施標準

　　1.收件申請
　　用戶提起收件申請，注明大約檔案數(shù)量及收件時間，河北冠澤會根據(jù)客戶提的收件需求做了合理的安排。
　　2.數(shù)據(jù)接收
　　收件員將檔案信息上傳至系統(tǒng)，數(shù)據(jù)包括：檔案類別、客戶編號、檔案名稱、檔案編號、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案箱指定位置，標簽表面只有條碼信息，可有效保護用戶信息。
　　3.檔案移交
　　檔案移交時河北冠澤不但會制作按箱移交的移交表而且還可提供每箱箱內(nèi)檔案的清單供有需求的客戶選擇，移交時冠澤工作人員會進行詳細的清點，且雙人掃描確認。
　　4.檔案入庫前處理
　　所有待入庫的檔案都需要進行除塵及消毒處理，消毒方式河北冠澤主要采用抽真空的方式，詳細處理方式見庫房八防介紹部分；
　　檔案位置綁定

　　所有檔案上架后需對上架后檔案需跟檔案架上條碼進行綁定；
　　6.檔案歸還
　　用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;

　　7.工作單管理
　　河北冠澤根據(jù)工作單上的內(nèi)容對客戶進行服務(wù)。每一份工作單都是由系統(tǒng)自動生成的清單，管理系統(tǒng)中記錄了所有工作日志信息。
　　8.文檔流轉(zhuǎn)管理
　　所有文檔在進入河北冠澤的文檔保管中心之后，首先會被搬上貨架；然后由操作人員將檔案箱的條形碼和該物品所在貨架的條形碼一并掃入掃描器中；此后掃描器里的所有信息被自動上傳至系統(tǒng)中，將保管物的所在位置保存到河北冠澤的數(shù)據(jù)庫中。接著操作人員對上架物品與取回物品進行檢查，確認無誤。這樣就消除了可能發(fā)生的錯誤與物品遺漏。
　　9.移交表歸檔
　　河北冠澤作為一家專業(yè)的檔案全產(chǎn)業(yè)鏈公司，公司內(nèi)部的檔案資料管理也有一套非常嚴格的管理制度及歸檔案流程，當日產(chǎn)生的檔案（例如移交表）務(wù)必當日歸檔，河北冠澤內(nèi)部項目檔案保管期限為50年。
　　檔案調(diào)閱出庫流程及實施標準
　　1.借閱申請
　　借閱人可自行登錄系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限查詢所需借閱檔案，確定借閱檔案后借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息并發(fā)出借閱指令，河北冠澤專員會根據(jù)客戶提的借閱需求安排送件。
　　2.檔案查找
　　每位庫房管理員的手持機上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。
　　3.檔案出庫
　　在檔案出庫前必須在系統(tǒng)中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。
　　4.文檔追蹤
　　當收到服務(wù)申請時，工作人員就會在系統(tǒng)中制作工作單，由他們根據(jù)工作單將存放在貨架上的保管物取出放置在臨時存貨處。分配執(zhí)行此項服務(wù)的司機，會將該工作單中的信息上傳至掃描器中。然后，司機會用掃描器對派送的物品逐件掃描，確認無誤。在掃描過程中，如果出現(xiàn)物品遺漏或是錯掃，掃描器會提示出錯信息，并且向使用者發(fā)出提示。
　　配送過程管理
　　河北冠澤的文檔配送人員不是普通的送貨員，他們是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并持有檔案局頒發(fā)的檔案人員上崗證的內(nèi)部工作人員，他們不但專業(yè)，而且有非常強的職責心。
　　配送過程全程采用雙人模式，檔案在經(jīng)過調(diào)閱程序進入運輸車輛的各個環(huán)節(jié)，都需要雙人進行驗證確認，確保各個環(huán)節(jié)不出現(xiàn)錯漏。
　　運輸車輛時刻配備雨篷等防雨工具以及消防器材，防止雨水及火災(zāi)對檔案的傷害；公司制訂《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，對檔案運輸途中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險制訂預(yù)案，并組織運輸人員進行應(yīng)急演練。
　　公司會提前一天制訂第二天的檔案運輸計劃，優(yōu)化運送路線，確保及時、安全送達，過程中會時常與運輸人員保持聯(lián)系，通報交通狀況、天氣情況以及突發(fā)情況等信息，確保運輸?shù)陌踩?、順暢?br /> 　　公司對每輛運輸車輛都安裝有車載衛(wèi)星定位儀，監(jiān)控中心能實時獲知運送車輛的位置，在監(jiān)控車輛狀態(tài)同時，在必要時給予車輛人員以幫助和支持